Por qué un checklist importa más que “juntar carpetas”
Una visita o requerimiento del IMSS no se gana con volumen de papeles: se gestiona con coherencia. El instituto cruza lo que pagaste, lo que timbraste y lo que reportaste en afiliación. Si llegas sin método, entregas de más, de menos o con contradicciones. Este checklist de auditoría de nómina te ayuda a ordenar evidencia antes de que te citen —o el mismo día que te notifiquen.
Úsalo como auditoría preventiva interna. Si detectas huecos, corrige o documenta criterio. Para un diagnóstico profesional, solicita auditoría de nómina e IMSS. Si además quieres operar altas y CFDI cada periodo, el servicio de maquila de nómina cubre el flujo. Cotiza en /cotiza/.
1. Expediente patronal y estructura
- Registro(s) patronal(es) vigentes y domicilios correctos.
- Clase / prima de riesgo de trabajo actualizada y justificada.
- Poderes, actas y representación legal listos para actuaciones.
- Listado de centros de trabajo y personal por ubicación.
- Contratos de prestación de servicios / REPSE si aplica (y evidencia de cumplimiento).
2. Plantilla y movimientos afiliatorios
- Relación de trabajadores activos, bajas y reingresos del periodo revisable.
- Altas con fecha de inicio vs. fecha de presentación (IDSE / ventanilla).
- Bajas oportunas y soporte de terminación (finiquito, renuncia, etc.).
- Modificaciones de salario alineadas a cambios reales de percepción.
- Incapacidades capturadas y reflejadas en nómina / SUA.
El desfase entre “empezó a trabajar” y “se dio de alta” es uno de los hallazgos más costosos. Si hay rezagos, identifícalos ahora, no en la mesa del auditor.
3. SBC / SDI e integración de percepciones
- Catálogo de conceptos: cuáles integran, cuáles tienen tratamiento especial y por qué.
- Cálculo de SBC/SDI por trabajador y histórico de cambios.
- Bonos, premios, comisiones, ayudas y vales revisados vs. criterio legal.
- Fondo de ahorro, PTU y conceptos anuales con soporte de integración o exclusión.
- Conciliación: percepción pagada ↔ CFDI ↔ base de cuotas.
4. CFDI de nómina y pagos
- XML/PDF de todos los periodos del alcance (y cancelaciones/reexpediciones).
- Layouts de dispersión / comprobantes de pago coincidentes con netos.
- Prenóminas autorizadas y bitácora de ajustes.
- Trabajadores sin CFDI, CFDI duplicados o con RFC/NSS incorrectos.
- Percepciones “por fuera” de nómina identificadas (riesgo alto).
5. SUA / SIPARE, cuotas e INFONAVIT
- Archivos SUA, cédulas y comprobantes de pago de cuotas.
- Cruces de totales: SUA vs. CFDI vs. banco (al menos por mes).
- Créditos INFONAVIT: factores, descuentos aplicados y omitidos.
- Diferencias ya conocidas con plan de corrección o aclaración.
| Cruce | Qué buscas | Si no cuadra |
|---|---|---|
| Contrato ↔ Alta IMSS | Fechas y salario coherentes | Documentar o corregir movimiento |
| CFDI ↔ Pago banco | Netos y fechas alineados | Explicar ajustes / reexpedir con control |
| CFDI ↔ SUA | Bases y días cotizados | Revisar SBC e incidencias |
| Variables ↔ Integración | Tratamiento correcto de bonos | Prioridad #1 de pre-auditoría |
6. Expediente laboral por trabajador (muestra y críticos)
- Contrato, identificación, alta IMSS, cambios salariales.
- Controles de asistencia / jornadas si justifican horas extras.
- Convenios de descuento, préstamos y constancias.
- Casos especiales: extranjeros, menores, incapacidad, teletrabajo.
Orden de batalla si ya te notificaron
- Lee el oficio: periodo, registro patronal y documentos exigidos.
- Congela cambios improvisados en sistemas; trabaja con copia de análisis.
- Arma carpeta digital por rubro (afiliación, nómina, pagos, SUA).
- Ejecuta este checklist y marca hallazgos en rojo / amarillo / verde.
- Define portavoz técnico (especialista) y evita respuestas contradictorias del equipo.
- Si el plazo es corto, pide apoyo inmediato: auditoría de nómina e IMSS + cotiza.
Conclusión
El mejor momento para auditar tu nómina es antes de la visita IMSS. Con plantilla ordenada, SBC revisado y cruces CFDI–SUA, respondes con evidencia, no con improvisación. Si quieres que un especialista ejecute el checklist contigo, en 360 Remoto lo hacemos de forma remota y priorizada.
Empieza en auditoría de nómina e IMSS, cotiza en /cotiza/ o escribe a WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Debo entregar todo lo que pida el auditor sin revisar?
No. Entrega lo requerido en tiempo y forma, pero con revisión previa: identifica inconsistencias, ordena expedientes y documenta criterios. Improvisar aumenta el riesgo de diferencias.
¿Qué es lo primero que revisa el IMSS en nómina?
Suele cruzar plantilla, salarios, avisos afiliatorios y conceptos pagados/timbrados. Bonos, premios y percepciones variables son puntos sensibles de integración al SBC.
¿Cuánto tiempo debo conservar evidencia?
Conserva CFDI, layouts, prenóminas, SUA, comprobantes de pago y contratos por los plazos legales aplicables. En la práctica, un archivo digital por periodo facilita cualquier revisión.
¿Una auditoría preventiva evita la visita?
No siempre evita el requerimiento, pero sí reduce hallazgos, acelera respuestas y permite corregir antes. Es la diferencia entre reaccionar y llegar con expediente sano.
¿Quién puede ayudarme a preparar el checklist?
Un especialista en nómina e IMSS. En 360 Remoto ofrecemos auditoría de nómina preventiva: revisamos SBC, CFDI y movimientos. Cotiza en /auditoria-nomina/ o /cotiza/.