Definición: qué es la maquila de nómina
La maquila de nómina es un servicio administrativo especializado: un tercero calcula percepciones y deducciones, timbra el CFDI de nómina, prepara movimientos afiliatorios y entrega evidencia de cierre. Tú sigues siendo el patrón. Los trabajadores permanecen en tu registro patronal IMSS. No “rentas gente”: externalizas la operación del proceso.
En México se usa también “servicio de nómina” o “nómina en maquila”. Lo que no es: una plataforma autoservicio sin operador, ni el suministro de personal que la reforma laboral de 2021 restringió. Si buscas contratar el servicio (alcance, proceso, cotización), la página dueña es maquila de nómina.
Vs outsourcing 2021
El 23 de abril de 2021 se publicó en el DOF la reforma que prohíbe la subcontratación de personal y permite la subcontratación de servicios u obras especializadas, con registro ante la STPS (REPSE) cuando corresponde. Texto oficial: DOF 23/04/2021 y la Ley Federal del Trabajo.
En maquila, el patrón eres tú: contratos, altas IMSS, CFDI con tu RFC y pago de cuotas a tu nombre. El proveedor opera el back-office. Amplía el contraste en maquila vs software vs contador vs outsourcing.
Vs software de nómina
El software calcula si alguien lo parametriza, revisa incidencias y responde cuando el IMSS o el SAT cruzan datos. Una licencia no firma prenómina ni explica una diferencia de SBC. El software es herramienta; la maquila es operación con criterio. Muchas empresas ya tienen CONTPAQi, Aspel o un ERP: se puede maquilar encima, sin obligarte a migrar de sistema el día uno. Checklist de cambio de operador: cómo migrar la nómina a un proveedor externo.
Vs contador general
El contador general es especialista fiscal y financiero. La nómina exige calendario de pago, IDSE, SUA, variables e INFONAVIT. Cuando “también saca la quincena”, el riesgo no es mala fe: es falta de especialización y de tiempo. Guía de roles: maquila de nómina vs contador general.
Qué incluye (y qué no)
- Suele incluir: recepción de incidencias, cálculo, prenómina para autorizar, timbrado CFDI 4.0, movimientos IMSS/INFONAVIT, reportes y bitácora de cierre.
- A veces se cotiza aparte: finiquitos masivos, auditoría, regularización de ejercicios anteriores, REPSE, litigios.
- No incluye: ser el patrón, dispersar con dinero del proveedor ni “garantizar cero revisiones” del IMSS.
El precio se arma por empleado, periodicidad y alcance. No uses un rango inventado: pide números en /cotiza/ y lee cuánto cuesta la maquila de nómina en México 2026. Para no omitir costos internos, ver costos ocultos de la nómina interna.
Cómo funciona el ciclo (paso a paso)
- Corte de incidencias — faltas, vacaciones, horas extra, incapacidades, altas y bajas.
- Prenómina — tú autorizas netos y excepciones antes de timbrar.
- Timbrado y layouts — CFDI y archivo bancario; tú liberas los fondos.
- Afiliación — IDSE / SUA según el periodo. El plazo de alta IMSS es de 5 días hábiles (IMSS; Art. 15 LSS).
- Cierre — reportes, evidencias y dudas de recibos.
Cómo elegir proveedor
- ¿Quién opera? Persona nombrada (C.P.) vs call center o chatbot.
- ¿Hay prenómina autorizable o se timbra “a ciegas”?
- ¿El alcance IMSS/INFONAVIT está por escrito?
- ¿Firman NDA? Ver seguridad y confidencialidad.
- ¿Cómo migran el primer periodo? Exige corrida paralela.
Checklist de contratación
- Número de empleados, periodicidades y ciudades de registro patronal.
- Catálogo de conceptos y variables (comisiones, destajo, vales).
- Estado de IDSE, SIPARE y créditos INFONAVIT.
- Historial de diferencias o cartas IMSS — si las hay, parte con auditoría de nómina.
- Propuesta todo incluido, sin comisión oculta sobre cuotas IMSS.
Conclusión
La maquila de nómina es operación especializada con patrón en tu empresa. No es outsourcing de personal, no es solo un software y no sustituye a tu contador fiscal. Si el proceso ya te quita foco o hay señales de riesgo IMSS, el siguiente paso es cotizar alcance real.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la maquila de nómina?
Es un servicio administrativo: un especialista calcula, timbra y documenta tu nómina. Tu empresa sigue siendo el patrón legal y conserva el registro patronal. Detalle del servicio de maquila de nómina en /maquila-de-nomina/.
¿Cómo funciona la maquila de nómina en la práctica?
Envías incidencias, se arma prenómina, autorizas, se timbra CFDI y se generan movimientos IMSS/INFONAVIT. El dinero de la dispersión lo liberas tú. Cotiza el onboarding en /cotiza/.
¿La maquila es lo mismo que el outsourcing de personal?
No. El outsourcing de personal (suministro de trabajadores) quedó restringido con la reforma de abril 2021. La maquila no transfiere la relación laboral. Comparativa en /blog/maquila-vs-software-vs-contador-vs-outsourcing/.
¿Puedo dejar al contador general y solo maquilar la nómina?
Sí. Es el modelo más sano: el contador lleva fiscal; el especialista opera nómina e IMSS. Ver /blog/maquila-de-nomina-vs-contador-general/.
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