Migrar no es “mandar el Excel el viernes”
Cambiar de operador de nómina (interno, contador o software) a un servicio de maquila de nómina se gana o se pierde en el primer periodo. El error típico es timbrar con el nuevo proveedor sin una corrida paralela. Este checklist es el lead magnet on-page: úsalo en una junta y, si quieres que lo ejecutemos, cotiza el onboarding.
Complementa con qué es la maquila y externalizar nómina para PyMEs.
Semana 0: datos
- RFC, registros patronales, actividad y prima de riesgo vigente.
- Plantilla: RFC, CURP, NSS, fechas de alta, salario, jornada, banco y CLABE.
- Últimos 3–6 CFDIs de nómina y layout de dispersión.
- Créditos INFONAVIT / FONACOT y pensiones alimenticias (oficios).
- Incapacidades abiertas y vacaciones pendientes.
Valida RFC/CURP/NSS con el validador antes de cargar altas. El alta IMSS sigue el plazo de 5 días hábiles: guía de alta.
Catálogo de conceptos
Sin catálogo limpio, el primer timbrado hereda basura: percepciones duplicadas, exenciones mal topadas, gravados que deberían ser exentos. Revisa aguinaldo, prima vacacional, HE, vales y PTU contra el catálogo de conceptos exentos y la metodología 2026 (UMA $117.31).
- Lista cada clave SAT que usas hoy.
- Marca si integra SBC o no. Apoyo: qué sí integra al SBC.
- Acuerda qué se paga en especie, qué es variable y el corte de incidencias.
IDSE y afiliación
Confirma usuarios IDSE, certificados vigentes y que las bajas/modificaciones no estén atrasadas. Un onboarding con movimientos sucios convierte al nuevo operador en “dueño” de un problema viejo. Si hay dudas de SBC o no asegurados, corre una auditoría de nómina antes del primer timbrado. Checklist operativo: checklist IDSE.
Primer periodo paralelo
El periodo 1 no se “confía”. Se calcula dos veces:
- El operador saliente (o tu Excel) genera netos.
- El proveedor nuevo genera prenómina con el mismo corte.
- Se comparan neto, ISR, IMSS obrero, INFONAVIT y total a dispersar.
- Solo si cuadra —o se documentan las diferencias— se timbra con el nuevo.
Eso es prenómina comparable: no un PDF bonito, una hoja lado a lado. Herramientas de apoyo: sueldo neto, cuotas IMSS, cierre de nómina.
Calendario sugerido
| Momento | Entregable |
|---|---|
| Día −10 | Kickoff, NDA, lista de datos |
| Día −7 | Catálogo y plantilla cargados |
| Día −3 | Corte de incidencias del periodo 1 |
| Día −1 | Prenómina comparable y autorización |
| Día 0 | Timbrado + layout; tú dispersas |
| Día +2 | Movimientos IDSE / evidencias |
Señales para no migrar “en caliente”
- Carta o cédula IMSS abierta sin expediente.
- CFDIs cancelados en masa el mes anterior.
- Prima de riesgo o SBC que nadie puede explicar.
En esos casos el orden es auditoría → plan → maquila. Ver errores comunes en auditoría IMSS y costos ocultos internos.
Checklist: 15 puntos antes de contratar maquila de nómina
- Alcance por escrito: CFDI, IMSS, INFONAVIT, finiquitos, reportes.
- Quién timbra y con qué certificado (tu RFC vs proveedor).
- Plazos de entrega de prenómina y cierre de periodo.
- Responsable de altas, bajas y movimientos afiliatorios.
- Conciliación SUA / SIPARE vs nómina timbrada.
- Política de retrabajos, correcciones y costo de incidencias.
- NDA y confidencialidad de datos de empleados.
- Continuidad si cambias de proveedor (expediente exportable).
Recibe el checklist completo por correo. Sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Pueden migrar mi nómina desde Excel, CONTPAQi u otro sistema?
Sí. Recibimos incidencias y catálogos, armamos el onboarding y entregamos prenómina comparable en el primer periodo. Solicitar migración en /cotiza/.
¿Hay que cambiar de banco o de registro patronal?
No. Tú sigues siendo el patrón y liberas los fondos en tu banco. El proveedor opera el cálculo y el timbrado según el alcance.
¿Cuánto tarda el onboarding?
Depende del volumen, la limpieza del catálogo y si hay diferencias IMSS previas. El primer periodo en paralelo es la prueba de fuego. Cotiza onboarding en /cotiza/.